Geen producten in de winkelwagen
Door de coronacrisis is het totale aantal thuiswerkers in een stroomversnelling gekomen. De geluiden over het thuiswerken zijn verdeeld. De één zweert thuis productiever te zijn dan op werk, de ander werkt toch liever op kantoor omdat er thuis te veel afleiding is.
Bij het thuiswerken zijn er ineens storende factoren waar op het werk geen rekening mee hoeft worden gehouden. Denk aan herriemakende buren, het geluid van een spoelende WC (tijdens een belangrijke Zoom meeting) of de hond die maar niet ophoudt met blaffen. Dat zijn irritaties die op het werk minder snel voorkomen.
Dit artikel is geschreven om thuis productiever te zijn op een werkdag. Dat betekent niet dat onderstaande tips niet toegepast kunnen worden op het werk (integendeel, zelfs!) maar aangezien (bijna) iedereen aan huis gebonden is, is dit artikel gericht op het thuiswerken.
Gelukkig zijn er genoeg trucjes om dit soort irritaties tegen te gaan, dan wel te voorkomen. In dit artikel beschrijven wij onze tips die wij elke dag toepassen om zo productief mogelijk te zijn:
Maak altijd een planning aan het begin van de dag
Begin de dag niet blanco. Dit klinkt als een open deur, maar zonder planning is er geen structuur. Focus op één taak per keer. Door aan multitasking te doen, verlies je tot 40% aan productiviteit.
Schrijf gericht op wat je gaat doen en op welke tijdstippen. Vergeet ook niet om de pauzes op te schrijven. Indien je klaar bent met een taak, vink dit dan af van je lijstje.
Door een planning te maken behoud je een gevoel van overzicht en controle, verhoogt dit de productiviteit, voorkomt het stress en teleurstellingen, creëert het zelfvertrouwen (want meer controle) en kan je meer van je vrije tijd genieten.
Merk je dat het lastig is om te bepalen welke taken je eerst moet doen of schrijf je misschien te veel taken op? Prioriteer dan de opgeschreven taken van belangrijk (1 t/m 3) tot minder belangrijk (4 en 5). Taken die niet op het lijstje komen, zijn dan automatisch ‘’niet belangrijk’’ om die dag te voltooien.
Het makkelijkste is om het voor jezelf op te schrijven, maar er zijn uiteraard handige online tools. Onze favoriete zijn: Todoist, Onenote, Wunderlist en Trello. Met deze tools is het bijvoorbeeld makkelijker om jouw lijstje met taken te delen met collega’s.
Wees efficiënt
Om daadwerkelijk productiever te worden, is het nodig om bij te houden hoe lang je aan een bepaalde taak zit. Dit geeft inzicht voor de volgende keer als je een planning opstelt.
Een handige methode om efficiënt aan de slag te gaan is de ‘’pomodoro techniek’’. Met deze techniek zet je een timer om de 25 minuten. In deze 25 minuten voer je één taak uit. Als de 25 minuten om zijn neem je drie tot vijf minuten pauze. Genoeg om je brein voldoening te geven en weer aan de slag te gaan met de eerstvolgende taak. Ga door tot je twee uur hebt gewerkt (4 taken). Neem een pauze van 15 tot 30 minuten. Klaar? Begin het proces opnieuw tot alle taken van het lijstje zijn afgewerkt.
Minimaliseer afleidingen
Om je te focussen op één taak, is het noodzakelijk om niet afgeleid te raken door randzaken, zoals social media of binnenkomende appjes/mails (tenzij dit op de lijst met ‘’belangrijke prioriteiten staat’’) en luidruchtige geluiden om je heen.
Schakel de notificaties uit op je telefoon en/of laptop en laat ook aan collega’s en mensen om je heen weten dat je niet gestoord wilt worden. Nóg beter: leg je telefoon gewoon weg.
Er zijn ook tal van programma’s die tijdelijk randzaken kunnen dempen. Deze programma’s blokkeren letterlijk de toegang tot een programma voor een bepaalde tijd. Onze favoriete zijn: Coldturkey, Stayfocusd (Chrome extensie) en Leechblock (Firefox).
Creëer ook altijd een rustige en/of afgesloten plek. Indien dit misschien lastig is thuis, maak dan gebruik van een ''noise canceling'' koptelefoon om geluid om je heen te dempen.
Toch liever een persoon die productiever werkt met een muziekje op? Luister dan naar geluiden die niet afleiden. Er zijn zat afspeellijsten te vinden op Spotify/Deezer/Youtube met geschikte genres om naar te luisteren tijdens het werken.
Maak gebruik van een nette werkplek
Een opgeruimde werkplek ziet er niet alleen verzorgd en netjes uit, maar creëert ook rust en sereniteit. Onnodige spullen op een bureau zorgen voor onrust en slechte vindbaarheid van noodzakelijke spullen. Ruim na elke werkdag de werkplek netjes op, zodat de volgende dag aan een opgeruimd bureau plaatsgenomen kan worden.
Werk ergonomisch
Met de juiste houding achter de computer/laptop verhoogt de productiviteit en voorkomt lichamelijke kwalen. Benieuwd naar een handige tips om thuis een ergonomische werkplek te creëren? Zie ons vorige blog.
Breng structuur aan in je dagen
Het is goed om een vaste structuur aan te nemen. Dat kan lastig zijn, zeker als je moet samenwerken met (mede)studenten of collega’s en je afhankelijk bent van andermans planning. Toch is het goed om een bepaalde structuur te hebben, want dan kan je daar altijd op terug vallen als je even niet meer weet wat te doen.
Pro tip: indien het mogelijk is, probeer te sporten voordat je gaat werken:
Zorg voor genoeg daglicht
Licht is van enorme invloed op het menselijk lichaam. Onze hersenenen reguleren namelijk onze biologische klok op basis van licht uit de omgeving. Dit biologische ritme heeft een sterke invloed op ons energieniveau, humeur en mate waarin we slaperig of alert zijn. Het is dus van belang om in een goed verlichte kamer te werken.
Vier de uren dat je vrij bent
Als je vrij bent, wees dan ook écht vrij. Relax, ontspan en denk aan iets anders dan werk. Rond een uur voordat je vrij wilt zijn alle noodzakelijke to do’s af. Schrijf alles wat je nog moet doen en bewaar dat voor morgen.
Kortom, als je productiever wilt zijn op een werkdag (op het werk of gewoon thuis) stel dan een planning op, wees efficiënt, minimaliseer afleidingen, maak gebruik van een nette werkplek, werk ergonomisch, breng structuur op een werkdag, zit in een lichte kamer en wees vrij als je daadwerkelijk vrij bent. Dit zijn, in onze ervaring, de punten die het beste helpen om thuis productief te zijn.
Zijn we naar jouw mening een punt vergeten? Neem dan contact met ons op zodat wij die wellicht kunnen toevoegen aan dit lijstje.
